新入国企职工:生产部门内部下行文写文要点(建议收藏)(生产部下属部门)-凯发体育官方app

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生产部门内部下行文写文要点:

内部文件大概分为几大类:1.会议、培训通知类;2.情况通报类;3.专项方案类;4.管理要求类;5.流程规范类。

1.通知类,像开会、培训、搞个活动等需要发个通知,行文比较简单,写清楚时间、地点、事件内容、要求就行。

2.情况通报类,有简单的比如检查通报,正文概述检查问题,附件列问题清单;比如事件通报(比如像旷工、吸烟等违反工作纪律的),写清楚事件经过、处理依据、处理决定就行;也有较为复杂的事故/事件通报,包含有事件经过、原因分析、事件定性、责任认定、处理决定等,一般企业会有模板,照着模板写。

3.专项方案类,部门内部一些专项工作需要出具专项方案,内容一般要求要比较全面,也有一些模板,一般包括专项工作开展目的、时间、工作组成员组成及职责、工作内容、时间阶段、阶段成果要求、工作要求等。比如安全隐患大排查大整治专项方案。

4.管理要求类与流程规范类,出于部门内部管理需要制定的要求,以及对一些业务流程进行的完善与规范,是对现有规章制度的补充。这一类文件,有的是对上级要求的分解、有的是部门要求,是需要一线员工学习与执行的,整体需要:要求清晰、员工好理解、易执行,需要做到以下几点:

(1)逻辑要清晰,行文结构注意条理分明。虽然是内部行文,写文的时候要说个什么事情,相关要素之间逻辑关系如何,谁先谁后,内容排布要条理分明,可遵循总-分。分-总等结构,或者按照模块写。

(2)语言要精炼,文件篇幅尽量短小精干。因为是给一线员工学习、执行的,上面千条线下面一根针,内部文件不追求辞藻华丽,文采斐然,写文要说重点、说实在话,一句话能说清楚的不要写一段话,不要洋洋洒洒、长篇大论,好看不好用。如果确实有很多的内容,看看是否能做成附件,不要增加正文的长度。尤其是刚入职的大学生,不要把内部发文写成论文。

(3)用词要准确,语言表述保证词能达意。文件意思要表达清楚,不能让阅读者出现“似是而非”“这也行那也行”的错觉,内部发文不同于上级发文,明确的要求易于一线员工理解与执行,像“原则”“可”“建议”等字眼虽然行文看起来严谨了,但是对于一线执行增加了难点,尽量少用;需要灵活处置的事项,权限最好放到管理人员身上,哪怕是基层管理人员,不要为了推卸责任,写文件啥啥都包括,一线不知道如何执行,一出问题就都是员工自己的问题。

(4)内容要易记,重点要求提炼口诀模板。写文时可以多一些总结性的关键词、关键语,把重要内容、重点要求提炼成口诀类、公式类、模板类关键词,便于员工记忆、更好执行。比如“信息汇报5要素”“检查巡视三必须”“某某操作几步曲”等,流程、要求有记忆点,更容易帮助员工轻松记忆,执行的时候不会忘记步骤和要求。

判断一个文件写的好不好,就看这个文件发下去后,有没有人还来问这活怎么干,执行起来是否有疑问,如果没人问,要求还执行的非常好,说明这就是一个好文件。不但把工作安排好了,还没给自己增加工作量。#工作场所干货# #名项工作安排#

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