随着伪造篡改合同、私刻假章、冒签代签以及丢失等新闻事件频发,可见合同管理的重要性。对于企业来说,合同签署管理是企业经营管理中重要的一环,直接影响着企业的效益和损失,那么,企业应该如何做好合同管理呢,以下这3点值得重视。
1、建立管理制度
所谓的管理制度即规范化合同管理,制定合同使用规范以及用章流程,严格审批制度。同时对合同管理人员进行规划范培训,依照合同规范和用章流程进行合同的签署、归档以及用章的使用,明确职权以及责任,一旦发生纠纷,能立刻响应追溯,将损失降到最小。针对伪造、私刻假章问题,可以对合同、印章设置防伪标识,即使不能杜绝,但尽量做到防范。
2、设置监督机制
在做好企业合同管理人员的培训同时,还可以增设一个监管部门,对合同、印章使用规范以及使用过程进行监管,有了监管机制就能确保更加规范,减少风险的发生。但是从另一方面来说,监管部门的出现无形中也增加了企业的人员成本。
3、借助电子合同
以上两点合同管理的措施或建议都是基于纸质合同管理上的,治标不治本,要想真正解决纸质合同管理带来的一系列风险,需要借助电子合同,作为适应互联网发展、无纸化办公的新兴合同签署方式,电子合同有着纸质合同无法比拟的优势,电子合同从签署到管理都可以在线上完成,实现了电子化签约管理,简化了纸质合同的签署流程以及用章审批,不仅便捷高效,而且还安全可靠。
在电子合同管理过程中,通过电子签名、实名认证、区块链、时间戳、第三方存证等技术服务手段,真正做到了杜绝伪造、篡改、冒签代签等风险,确保了电子合同签署的安全有效。
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