忙了一天,老张只有等到快下班的时候才打开电脑收一下项目上的邮件,望着密密麻麻的新邮件,老张眼前一黑,看来今天又要加班了。
老张把这些邮件整理了一下,发现其中60%左右都是各个子业务模块的日报,包括项目勘测、审批进度、权限审批、流程变更、进度汇报等多个部分,而且日报形式不够统一,难以在短时间内查找到相关的信息。
在项目逐步推进的过程汇总,该问题逐渐凸显,因此项目组常常变更对应的日报形式,结果客户又需要重新去适应新模板报告的形式,导致客户的满意度不高,甚至引起部分客户的投诉。
面对这种情况,项目组迫切需要优化和改进现有的日报模板,在项目初期就尽可能多的考虑各种特殊情况,给出一份客户认可、操作性强、便于管理的高效率报告。
老张把和日报相关的问题整理了一下,主要有以下几个问题:
- 每日日报数量较多,模块之间关联性不强,当需要查找对应的其他信息的时候,需要逐个打开其他日报查阅相关状态,难以操作;
- 日报形式多种多样,形式不一,不同负责人制作的日报形式差别较大,不方便他人阅读;
- 部分负责人在发送日报时偶尔误将错误的版本发送出来,对下游人员造成误解,容易造成错误发生;
- 部分日报内容的状态较多,需要统计的信息量较大,占用较多的时间和精力进行管理;
- 部分信息归类不明,在进行统计时无法对其进行合并,对后续流程产生影响。
看起来不起眼的日报居然还有这么多的问题,已经大大影响了项目组成员的日常工作效率。老张和各个日报的发起人进行沟通,提供了如下的凯发体育官方app的解决方案:
1. 简化日报数量,将可以合并的日报进行合并,由统一接口人进行发送,其他人员只需要将各自负责的部分发送给统一接口人,例如可以把每日勘测站点日报和审批进度放在一起,这样通过合并的方式可以清晰明了的展示项目的进展,便于客户和项目组成员阅读。
2. 对于状态较多,类别较多的日报报表,可以采用共识的形式来实现,例如报表按照各个业务负责人来筛选,同时每个设备站点都具有不同的状态,这些信息都需要进行大量的筛选和计算,如果手动进行会占用大量的时间。然而当我们运用公式实现的时候,就可以非常迅速的得到我们想要的统计的数据结果,简单快捷,极大的节省了日报负责人的统计时间和精力。
3. 除去数据的形式,我们还可以采用柱形图表对每日日报进行更形象的描述,通过图表方式我们不仅可以看到每个状态的信息数量,还能非常直观的从图中得到我们想要的数据信息,包括已经完成的设备安装站点比例和需要下一步推动的信息。此外,使用图表的形式客户的认可度较高,而且美观整洁,便于阅读。
4. 合理设置分组,隐藏掉只对日报负责人有用而不需要其他人关注的内容,这些内容往往是作为基础信息,为提供后续站点相关状态提供条件的,当我们以日报的形式发送出来的时候,需要把这些无关的信息隐藏掉,而在可以实施的方法中,分组是最简单的一种。在涉及到该类问题的时候,可以采用这种分组的方式来管理相关列,这样既方便又可以大大加快速度,有利于日报的管理和优化。
5. 合理设置状态信息,我们知道在项目组进行交付过程中,需要每一个设备站点的信息都有相关进度信息,包括是否进行勘测、是否有审批报告、是否报告审批通过、是否有对应的合同内容、是否收到客户下发的po等等,这些状态都需要我们对其进行记录和管理,如果状态太多,就无法实现归类和统一管理,因此在对设备站点进行记录的时候,务必要有统一的标准,分类进行表述,保证日报的可读性和易用性。
项目组日报时通告项目组进展的重要文件之一,日报形式的好坏直接关系到项目组成员能否正确把握项目总体进度,及时地推动各个环节顺利交付,保障项目按期完成。
例如,在项目初期阶段就应该设置一个合理模板,尽可能多的将各种情况考虑在内,以保障日报形式的统一,避免反反复复多次修改。其次还需要考虑项目各个模块的合并与统一,去掉繁琐冗余和相关度不高的部分,以简化日报的日常处理工作,对项目顺利交付都有较大的好处。
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